Sayın Meslektaşlarımız,
Ulusal kongremiz, 2500’ün üzerinde katılımcı, 1100’ün üzerinde bildiri ve 170’in üzerinde stand sayısı ve ayrıca salon ve oturum sayıları ile ülkemizdeki tıp kongrelerinin en büyükleri arasındadır. Kongremiz bir yandan bilimsel ve sosyal olarak bizleri bir araya getirirken bir yandan da derneğimiz gelirlerinin çok önemli bir kısmını sağlamaktadır. Derneğimizin sabit giderlerinin karşılanması ve diğer bir çok bilimsel ve mesleki faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesi için kongre gelirlerinin önemi yadsınamaz.
Bu büyüklükteki kongrelerin düzenlenebileceği kongre merkezleri son derece sınırlıdır. Elbette kongrelerimiz büyük şehirlerdeki kongre merkezlerinde düzenlenebilir ve yurtdışındaki bazı örneklerde olduğu gibi katılımcılar diledikleri otellerde kalabilirler, kayıt ücreti dışında bir ödeme yapmaksızın kongre merkezine de girebilirler. Unutulmamalıdır ki bu şekilde katıldığımız kongrelerde çok daha yüksek kayıt ücretleri ödenmekte ve birçok oturum için de ayrıca ödeme yapmak gerekmektedir. Büyük illerimizdeki kongre merkezlerinde gerçekleştirilen kongrelerde, kongre merkezine ödenen kira bedelleri ve mecburen bu merkezlere bağlı şirketlerden alınan yiyecek ve içecek ikramları ile kongre giderleri yüzbinlerce lira daha fazla olmaktadır. Büyük şehirlerde katılımcıların ya da sponsorlarının ödeyecekleri ve genellikle sadece oda kahvaltıyı içeren otel fiyatları ise Akdeniz bölgesinde herşey dahil sistemdeki otellerin fiyatlarının oldukça üzerindedir. Kongre otelleri ve fiyatları belirlenirken bütçe buna göre ayarlanmakta ve otellerle bu şekilde anlaşma yapılmaktadır. Belirlenen kongre otellerinde kalanlardan kongre saatleri içindeki kullanım için ek bir ücret talep edilmezken, bu otellerde kalmadan kongre merkezine, dolayısıyla ana kongre oteline, girmek isteyenler ise otel tarafından istenen dış katılım ücretini ödemek durumunda kalmaktadırlar. Bunun nedeni de, bu şekilde giren herkesin otelin tüm olanaklarından yararlanabilmesidir. Bu durum sadece bizim kongremize özgü değildir ve tüm kongrelerde böyledir.
Kongre otelleri için belirlenen oda fiyatları bazen internetten bulunabilen fiyatların üzerinde olabilmektedir. Bunun sebebi kongre için gelen katılımcıların standart otel müşterilerinin dışında kongre merkezi ve organizasyonu ile ilgili pek çok hizmet ve gidere ve ayrıca oteller arasındaki ulaşım gibi diğer bazı hizmetlere de para ödemekte olmalarıdır. Ayrıca bildiğiniz gibi son kongrelerimizde havaalanı otel transferleri de iki yönlü olarak ücretsiz sağlanmıştır. Buna rağmen kongrelerimizdeki kayıt ve konaklama ücretleri diğer kongrelere göre anlamlı oranda düşüktür. Standart bir karşılaştırma yapabilmek için son kongremizi gerçeklestirdiğimiz ve geçen yıl açılmış olan Titanic Otelde açıldığı günden bu yana yapılan tıp kongreleri incelenmiştir. Bildiğiniz gibi kongremizde tek kişilik odada erken konaklama ücreti 99 Euro iken diğer 16 kongrede bu ücret 131 Euro ile 200 Euro arasında değişmiş, ortalaması ise 172 Euro olmuştur. İki kişilik odada kişi başı konaklama ücreti ise kongremizde 74,5 Euro iken diğer kongrelerde 100 Euro ile 159 Euro arasında değişmiş, ortalaması ise 129 Euro olmuştur. Havaalanı ile oteller arasındaki iki yönlü transfer kongremizde ücretsiz olarak sağlanırken diğer kongrelerin 15 inde 50 ile 90 Euro arasında değişmektedir. Aynı hizmeti ücretsiz veren bizim dışımızdaki tek kongrede ise oda fiyatları tek kişilik odada 175, iki kişilik odada kişi başı olarak ise 140 Eurodur.
Şehirlerarası ulaşım bedelleri dışında son kongremizin 1 katılımcı için günlük maliyeti tüm oteller için 126 Euro iken aynı otelde gerçekleştirilen diğer 16 kongrede ortalama günlük maliyet 236 Eurodur.
Son yıllardaki kongrelerimizde kongre otellerinde 8000’i aşan geceleme sayısına ulaşılmaktadır. Bu yıl da geçen yıla göre 1 gün kısa olan kongrede yaklaşık 7150 geceleme yapılmıştır. Aynı günde ulaşılan en yüksek geceleme sayısı 1740 oda olmuştur. Kongre oteli olan Titanicte 450 oda kullanılmıştır. Bu rakam Titanicteki odaların yuzde 70’i civarındadır. Otellerin yurtiçi ve yurt dışı turizm firmalarına ya da havayolu şirketi veya sürekli müşterileri olan bazi şirketlere düşük sezonda dahi garanti ettikleri bir minimum oda sayısı olduğu için tüm odaların alınması mümkün değildir. Kaldı ki tümü kullanılabilse dahi 1000’in üzerinde ekstra oda ihtiyacının olduğu açıktır. Yani istenseydi tüm katılımcılar ayni otelde konaklatılabilirdi görüşü tamamen temelsizdir.
Kongre oteli öncelikle konuşmacı ve oturum başkanlarına ayrılmaktadır. Ulusal kongrelerimizde konuşmacı ve oturum başkanlarının sayısı 400’ü bulmaktadır. Kalan odalar ise sponsor firmalar tarafından katkıları oranında kongreye getirdikleri doktorlar için kullanılmaktadır. Kongre otelinde kalan kişiler ilgisiz ve alakasız kişiler değildir.
En küçük asistanından en büyük hocasına kadar herkesin eşit olduğu görüşüyle 2013 ve 2014 kongrelerinde asistan ve hemşire arkadaşlarımız için ayrıca 3 yıldızlı oteller belirlenmemiş, kongreye katılan herkesin neredeyse 3 yıldızlı otel fiyatlarıyla 5 yıldızlı otellerde kalması sağlanmıştır.
Kongre merkezlerinde kayıtlı katılımcılar dışında girişin önlenmesi için yapılan kontroller de sadece kongremize ya da ülkemize özgü değildir. Yaka kartını takmayan her katılımcıya bunun hatırlatılması ve bu konuda kontrolün sağlanması sadece organizasyon firmasının değil derneğimizin de isteğidir.
Kongre organizasyon firması son derece şeffaf bir yöntemle belirlenmiştir. Derneğimiz web sayfasından yapılan duyurunun dışında Türkiye’de o dönemde mevcut olan 28 kongre organizasyon firmasının tümüne davet yazısı ve kongre şartnamesi gönderilmiş ve firmaların tümü tek tek telefonla da aranmıştır. Gerekli şartları sağlayan 9 firma teklif vermiş, yapılan dosya değerlendirmesinde teklifleri, referansları ve ayrıca mali güçleri incelenmiştir. Mali müşavirimizin ve yeminli mali müşavirimizin katkıları ile hesaplanan katsayılar mali güç değerlendirmesinde kullanılmıştır. Bu 9 firmadan dosyaları yeterli olan 8 tanesi davet edilerek derneğe aktarılacak gelir ve konaklama fiyatlarının karşılaştırıldığı bir açık ihale yapılmış ve firma seçimi tüm yönetim kurulunun katıldığı bu süreçle gerçekleştirilmiştir. Bunlarla ilgili tüm belgeler derneğimiz arşivinde mevcuttur. 2013 kongresini de gerçekleştirmiş olan Serenas Firmasıyla kongrenin düzenlenmesi ve hesap kapaması döneminde herhangi bir sorun yaşanmamıştır. Daha sonra İçişleri Bakanlığınca yapılan dernek denetlemesinde de bu süreç takdirle karşılanmıştır.
Kongre otelleri organizasyon firması tarafından belirlenmemekte, önerilen ve istenilen tüm oteller kongre düzenleme komitesi tarafından incelenerek seçilmektedir. Bir önceki kongrede eleştiri gelen iki otelden daha fazla eleştirilen bir otel 24. kongremizin otel listeden çıkarılmış, bu sene de çok fazla eleştirilen Belconti Otel de çıkarılmaya çalışılmış ancak kongremizle aynı anda yapılan diğer organizasyonların da varlığı nedeniyle bu otelden de oda kullanılmak zorunda kalınmıştır. Önümüzdeki yıl için yapılan anlaşmada bu otel de listeden çıkarılmış durumdadır. Bu sene yaşandığı belirtilen minibar vb sorunların yaşanmaması için farklı kontrol mekanizmaları düşünülmektedir.
Kongremize katılan meslektaşlarımızın yaklaşık %95’inin kayıt, konaklama ve ulaşım giderleri sponsorlarımız tarafından karşılanmaktadır. Sponsorlarımızın bu kongreye ayırabilecekleri toplam destek bellidir. Tıp alanındaki diğer kongrelerin çok altında olan kayıt ve konaklama ücretleri sayesinde aksi durumda kongreye katılamayacak pek çok meslektaşımızın kongremize gelebilmesi mümkün olmuştur. Mevzuat değisiklikleri ve SUT uygulamaları gibi pek çok nedenle birçok kongrede katılımcı sayıları düşerken ulusal kongremiz üstelik de frekansı arttırılarak iki yılda birden her yıla çıkarılmış olmasına rağmen bir önceki katılımcı, stand ve bildiri sayılarını yakalamıştır.
Kongremizdeki SGK SUT oturumu ile ilgili eleştiriler değerlendirilmektedir. Ancak ortopedistlerin sorunlarını açık yüreklilikle dile getirmesi gereken kurum olarak TOTBİD, güncel durumdan memnun değildir. Kurum yetkilileri ile sürekli görüşülerek derneğimizin ve camiamızın görüşleri iletilmektedir. Kongrenin hemen öncesinde SUT’ta yaşanan değişikliklerle ilgili olarak TOTBİD Başkanı 3 kez SGK Genel Sağlık Sigortası Genel Müdürünü ziyaret etmiş ve kısmi de olsa bazı ilerlemelerin ve düzeltmelerin sağlanmasına katkıda bulunulmuştur. Basın yoluyla iletişim yerine kendisi de ortopedist olan SGK-GSS Genel Müdürü ile iletişim yolu seçilmiştir. Ayrıca kendisinin kongreye katılımı ve hem SGK-SUT Oturumunda hem de kongrenin kayıt gününde düzenlenen ortopedi alanındaki tüm dernek şube ve konseylerin yönetim kurullarının ortak toplantısında yer alması sağlanmıştır. TOTBİD meslektaşlarının istekleri konusunda Ortopedi ve Travmatolojide malzeme ve implant konusundaki bir deklarasyonu yönetim kurulunda onaylayip eşgüdümdeki diğer derneklere 12 Kasım’daki yönetim kurulları ortak toplantısında sunup ilgili kamu kuruluşlarına göndermiş ve web sitesine koymuştur. Ayrıca branş derneklerinin önerilerini alarak SUT’daki hekim emeğinin yoğun olduğu işlem kodlarında düzeltme sözü SGK’dan alınmıştır.
Bu büyüklükteki organizasyonlarda hiç aksaklık olmaması mümkün değildir. Gelen her eleştiri titizlikle değerlendirilmekte ve sorunlar çözülmeye çalışılmaktadır. 17.11.2014 de eleştirileri dikkate alacağımızı bildirir bir TOTBİD mesaji kongreden bir gün sonra yayınlanmıştır. Ancak bunu bazı meslektaşlarımızın olayı tek tarafıyla ele alan ve zaman zaman da maalesef saygı ve görgü kurallarının dışına çıkan mesajları takip etmiştir. Eleştiri yapan 15 meslektaşımızdan sadece ikisi mesajlarında kongreyi düzenleyenlerin emekleriyle ilgili bir vurgu yapmış ya da teşekkür etmiştir.
Bizler TOTBİD için iki yıllığına seçilmiş meslektaşlarınızız. Sizleri temsil ediyoruz ve bizleri eleştirmeye elbette hakkınız bulunmaktadır. Ancak kanımızca eleştirilerinizin Aile Meclisinde veya Kongre esnasında bizlerin yüzümüze söylenmesi hem yanlış anlamaları ortadan kaldırır hem de sorunları çözmeye yardımcı olurdu. TOTBİD kimseyi mağdur etmemiştir.
Kongrenin bilimsel programıyla ya da organizasyonla ilgili pek çok yön dikkate alınmadan diğer kongrelerin tümünde de mevcut olan standart uygulamalardan bahsedilerek kongre hakkında kullanılan ölçüsüz ve özensiz ifadeleri takdirlerinize bırakıyoruz.
Değerli Meslektaşlarımız,
Bu çok önemli etkinlikte tüm katılımcılara en iyi olanakları sağlamak her zaman dernek yönetimlerinin öncelikleri arasında yer almıştır. Sayın katılımcıların konaklama ile ilgili yakınmalarını tespit ettik ve açıklamanın başında da belirtildiği gibi bunların giderilmesi için elimizden gelen gayreti göstereceğiz. Ortopedi Ailesi bu sorunların üstesinden gelecek deneyime sahiptir. Esas olan saygı, sevgi, birlik ve beraberlik içinde uygun dille ve açık yüreklilikle davranmak ve çözüm odaklı olmaktır.
Saygılarımızla,
TOTBİD Yönetim Kurulu
Başkan: Dr. Sait Ada
Önceki Başkan: Dr. Önder Aydıngöz
Başkan Yardımcısı: Dr. Vecihi Kırdemir
Genel Sekreter: Dr. Önder Kalenderer
Sayman: Dr. Önder Kılıçoğlu
Üye: Dr. Nevres Hürriyet Aydoğan
Üye: Dr. Semih Aydoğdu
Üye: Dr. Murat Bozkurt
Üye: Dr. Emel Gönen
Üye: Dr. H. Yalçın Yüksel