KVKK

TÜRK ORTOPEDİ VE TRAVMATOLOJİ BİRLİĞİ DERNEĞİ

TÜRKÇE KONUŞULAN ÜLKELER ORTOPEDİ ve TRAVMATOLOJİ

ULUSLARARASI KONGRESİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA

AYDINLATMA VE AÇIK RIZA METNİ

Türk Ortopedi ve Travmatoloji Birliği Derneği (“TOTBİD”)  olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat uyarınca, “TÜRKÇE KONUŞULAN ÜLKELER ORTOPEDİ ve TRAVMATOLOJİ ULUSLARARASI KONGRESİ” katılım başvurunuz nedeniyle TOTBİD ile paylaşılan kişisel verilerin “KVKK” kapsamında işlenmesine ilişkin koşul ve şartlara ilişkin olarak sizi aşağıdaki hususlarda bilgilendirmek isteriz.

1. Veri Sorumlusu

Türkçe Konuşulan Ülkeler Ortopedi ve Travmatoloji Uluslararası Kongresi başvuru sürecinizde paylaştığınız kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu Bayraktar  Mahallesi İkizdere sok. No: 21/12 G.O.P./ Ankara adresinde bulunan Türk Ortopedi ve Travmatoloji Birliği Derneği (“TOTBİD”)’dir. TOTBİD, sizlerin bilgilerinin gizliliğine ve güvenliğine saygı duymakta ve bu itibarla gerekli tedbirleri almak için elinden gelen gayreti göstermektir.

2. Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları

Türkçe Konuşulan Ülkeler Ortopedi ve Travmatoloji Uluslararası Kongresi katılım sürecinizde paylaştığınız kişisel verileriniz;

•  Kimlik verileri: Ad, soyad, unvan, uzmanlık alanı
•  İletişim verileri: Adres, e-posta adresi, telefon numarası
•  Mesleki veriler: Kurum/klinik adı, ülke
•  Seyahat verileri: Pasaport/TC kimlik numarası, otel giriş-çıkış tarihleri, uçuş bilgileri
•  Ödeme verileri: Kayıt ücreti ödemesine ilişkin fatura bilgileri olup;

toplanan bu veriler, anılan etkinlik kapsamında:

• Kongre kaydının oluşturulması ve katılım belgesi düzenlenmesi

• Otel rezervasyonunun gerçekleştirilmesi

• Transfer hizmetlerinin gerçekleştirilebilmesi

• Bilimsel program ve oturum bilgilerinin iletilmesi

• Fatura ve ödeme işlemlerinin yürütülmesi

• Kongre sekretaryası ile iletişimin sağlanması

• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi

• TOTBİD’in meşru menfaatleri amaçlarıyla toplanabilecek ve işlenebilecektir.

3. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Dayanakları

Kişisel verileriniz yazılı ve elektronik ortamlarda toplanmakta olup; yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda sözleşmenin kurulması ve ifası, meşru menfaat ve açık rızai hukuki dayanakları kapsamında işlenmektedir.

4. İşlenen Kişisel Verilerin Hangi Amaçla ve Kimlere Aktarılabileceği

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlar dahilinde TOTBİD’in yurtiçindeki iş ortaklarına, tedarikçilerine, iştiraklerine; yurt dışında ise otel rezervasyonu amacıyla ad, soyad, pasaport/TC kimlik numarası ve otel giriş-çıkış tarihleriniz, Azerbaycan'da yerleşik Baku Boulevard Hotel Company LLC (Baku Marriott Hotel Boulevard)'a, Havalimanı karşılama ve transfer hizmetinin organizasyonu amacıyla ad, soyad, telefon numarası ve uçuş bilgileriniz (uçuş no, varış/kalkış tarihi ve saati), Azerbaycan'da yerleşik Guide Services'a aktarılacaktır.

5.Kişisel Verileri Saklama Süresi

TOTBİD, elde ettiği kişisel verileri, işbu metinde belirtilen şartlar çerçevesinde üstlenilen yükümlülükleri yerine getirebilmesi adına işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanacak olup, saklama süreleri sonunda veriler güvenli yöntemlerle imha edilecektir. Buna ek olarak, TOTBİD, doğabilecek herhangi bir uyuşmazlık durumunda, uyuşmazlık kapsamında idari veya yargı süreçlerinin yürütülebilmesi amacıyla sınırlı olmak üzere ve ilgili mevzuat uyarınca belirlenen zamanaşımı süreleri boyunca kişisel verileri saklayacaktır.

6. Veri Sahiplerinin Hakları

Kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme

• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme

• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme

• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme

• Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme

• KVKK md. 7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme

• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme

• Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Kişisel verilerinize ilişkin hak taleplerinizi, kimliğinizi doğrulayıcı belgelerle birlikte totbid@totbid.org.tr   elektronik posta adresimize elektronik posta veya Bayraktar Mahallesi İkizdere sok. No: 21/12 G.O.P. Ankara adresine bizzat iletebilirsiniz. İlettiğiniz bilgi ve belgelerin yanlış olması veya yetkisiz başvuru yapılması halinde başvurunuzu reddetme hakkımızı saklı tutarız. Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak veya işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile belirlenen ücret alınarak sonuçlandırılacaktır.

Yurt Dışına Veri Aktarımına İlişkin Açık Rıza

1. Otel Rezervasyonu

Türkçe Konuşulan Ülkeler Ortopedi ve Travmatoloji Uluslararası Kongresi (3–6 Eylül 2026, Bakü) kapsamında otel rezervasyonumun gerçekleştirilebilmesi amacıyla; ad, soyad, pasaport/TC kimlik numarası ve otel giriş-çıkış tarihlerimin Azerbaycan'da yerleşik Baku Boulevard Hotel Company LLC (Baku Marriott Hotel Boulevard)'a aktarılmasına, KVKK md. 9 kapsamında özgür irademle ve bilgilendirilerek onay veriyorum.

2. Transfer Hizmeti

Kongre kapsamındaki havalimanı karşılama ve transfer hizmetlerinin organizasyonu amacıyla; ad, soyad, telefon numarası ve uçuş bilgilerimin Azerbaycan'da yerleşik Guide Services'a aktarılmasına, KVKK md. 9 kapsamında özgür irademle ve bilgilendirilerek onay veriyorum.